Les sociétés commerciales et les SCI à l'IS doivent soumettre ses comptes annuels à ses actionnaires ou ses associés, puis les déposer au Greffe du Tribunal de commerce en direct ou par l'intermédiaire de son Avocat en Droit des Sociétés.
Cette opération est désignée par l'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle d'Approbation des comptes de la Société ("agoa").
Sommaire :
- Comment réaliser une approbation des comptes d'une Société ?
- Quand faut-il organiser l’ assemblée générale annuelle d’approbation des comptes ? ...Quelle est la date limite pour faire cette assemblée générale annuelle d’approbation des comptes ?
- Quand et comment tenir son assemblée générale en 2020 avec la crise de la COVID-19 / coronavirus ?
- Option 1 :Reporter la tenue de l’assemblée générale
- Option 2 : Organiser une assemblée générale dématérialisée
- Option 3 : Prévoir que les associes peuvent voter par voie électronique
- Comment convoquer les associés de la société à l'assemblée générale annuelle d'approbation des comptes ?
- Quels sont les documents à préparer pour réaliser une approbation des comptes d’une société ?
- Quels sont les documents à remettre au Greffe du tribunal de commerce ?
- Quel est le montant des frais de greffe à prévoir pour un dépôt des comptes ?
- Est-ce que les petites sociétés doivent-elles déclarer leurs comptes ?
- Quelles sont les sanctions si la société ne dépose pas ses comptes ou n’effectue pas l’approbation des comptes?
- Pourquoi passer par un cabinet d’avocats en droit des sociétés pour réaliser l'approbation des comptes de votre société ?
La loi impose à toute société déclarée au Registre du Commerce et des Sociétés de tenir des comptes.
Après la création de la société, à la fin de chaque exercice social et chaque année, toute société commerciale doit présenter ses comptes annuels à ses actionnaires ou ses associés, qui les approuvent (ou non), puis les déposer au Greffe du Tribunal de commerce en direct ou par l'intermédiaire de son Avocat en Droit des Sociétés.
Cette opération consiste pour les associété de la société à participer à l'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle d'Approbation des comptes de la Société ("agoa") après avoir reçu une convocation du Gérant ou du Président de la société.
Les comptes annuels à approuver comprennent en général l’inventaire des biens appartenant à la société, ses comptes annuels avec le bilan, le compte de résultat et les annexes, le rapport de gestion et rapport spécial (avec pour certaines sociétés le rapport Président et du commissaire aux comptes).
L’approbation des comptes précise quelle sera l’affectation du résultat réalisé lors du dernier exercice social de la société.
L’objectif de l’approbation des comptes et d’informer l’administration fiscale et de garantir une transparence des informations entre les associés et une visibilité pour les tiers extérieurs comme certains partenaires commerciaux ou les banques.
Les Sociétés de type SA, SAS, SASU, SARL, EURL et les SCI soumises à l’IS (l’impôt sur les sociétés) doivent déposer leurs comptes sociaux auprès du greffe du Tribunal de commerce.
Les associés de la société doivent en principe se réunir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice sur une convocation du Gérant ou du Président de la Société.
L’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes dans les 6 mois de la dernière clôture des comptes.
Enfin, la distribution éventuelle des dividendes doit être réalisée dans les 9 mois de la dernière clôture des comptes.
Dans le cadre du déconfinement, il est désormais possible d’organiser les assemblées générales de la société avec les associés en présentiel à condition de respecter les gestes barrière.
L' ordonnance du 25 mars 2020 et un décret du 10 avril 2020 prévoient qu’il est également possible de :
L’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes doit être en principe réunie dans les 6 mois qui suivent la clôture de ses comptes.Toutefois, en raison des circonstances entourant l’épidémie de Coronavirus, le gouvernement a décidé de prolonger ce délai de 3 mois.Par exemple : une société qui a arrêté ses comptes le 31 décembre 2019, doit normalement réunir ses associés avant le 30 juin 2020. En raison de la pandémie de Coronavirus, elle dispose de 3 mois supplémentaires soit jusqu’au 30 septembre 2020 pour réunir son assemblée générale.
Même lorsque la tenue d’une assemblée générale par voie dématérialisée n’est pas prévue au sein des statuts de la société, le dirigeant peut décider, en raison des circonstances exceptionnelles, de tenir L’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes sous la forme d’une conférence/réunion téléphonique ou audiovisuelle.La convocation à l’assemblée générale dématérialisée devra notamment préciser :• La date et l’heure de l’assemblée générale,• L’ordre du jour de l’assemblée générale,• Le projet des résolutions soumises au vote,• Les conditions dans lesquelles les associés pourront exercer leur droit de vote,• Ainsi que l’ensemble des documents nécessaires (comptes annuels, rapport de gestion, texte des résolutions...etc.).Concernant les votes dans le cadre d’une assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, il faudra respecter les règles de « quorum » et de majorité.Le « quorum » est le seuil de présence des associés qui doit être atteint pour que le vote soit valide.Dans le contexte de la pandémie du Coronavirus, si le vote par correspondance électronique n’est pas prévu dans les statuts de la société, on considère sont présents à l’Assemblée Générale, tous les associés qui y participent par le biais d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle (sauf s’ils votent par voie électronique).Pour être pris en considération dans le calcul du quorum, il faudra que chaque associé puisse être identifié et puisse effectivement prendre part aux débats. Autrement dit, on doit pouvoir entendre la voix de tous les participants et il doit y avoir une retransmission continue et simultanée des débats (en visio-conférence).
Le décret n°2020-418 du 10 avril 2020 permet au Gérant ou au Président de la société chargé de convoquer l’assemblée, de décider que les associés ou les actionnaires peuvent voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication.Cette possibilité temporaire de vote « électronique », sans que cela soit prévu par les statuts, est prévue par le décret sans qu’une clause statutaire ne soit nécessaire.Ce décret du 10 avril 2020 sur cette possibilité de votre électronique ne semble pas a priori possible pour les SAS et les associations. Pourtant, une interprétation de ce décret permet de considérer que le vote électronique est également possible pour ce type d’entité (les SAS et les associations).
- Consulter à ce sujet : https://taj-strategie.fr/coronavirus-assemblees-generales-delegation-vote-correspondance-on
Il est toutefois regrettable que la plupart des textes du Gouvernement nécessitent une interprétation pour être appliqués, surtout en cette période de crise.Ces règles exceptionnelles s’appliquent aux entreprises clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et un mois après la date de fin de l'état d'urgence sanitaire (10 juillet + 1 mois = 10 août 2020).
- Consulter à ce sujet : https://www.crcc-paris.fr/consequences-prorogation-etat-urgence-sanitaire-comptes-clos/
Notre cabinet d’avocats, basé à Lyon, peut organiser ce type d’assemblée générale dématérialisée, ou un vote électronique, pour votre société, selon un honoraire forfaitaire.
Dans la SARL et la SCI, le gérant convoque les associés à l’assemblée générale ordinaire 15 jours au moins avant la date de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, sauf si les statuts de la SARL prévoient des délais plus longs.
Dans la SAS, le délai à respecter pour convoquer les associés à l’assemblée générale ordinaire est fixé dans les statuts de la société (en général 8 ou 15 jours).
La convocation est en principe envoyée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Cependant :
- Les statuts peuvent imposer une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par voie postale ou électronique, S’il s’agit d’une convocation électronique, l’associé concerné doit donner son accord 20 jours au moins avant la date de l’assemblée.
- Par ailleurs, la convocation verbale des associés est possible.
La convocation précise les éléments suivants :
- Les mentions relatives à la société (dénomination sociale, SIREN, siège social…),
- Les Date, heure et lieu de la réunion,
- L' Ordre du jour de l’assemblée,
- Les modalités de représentation des associés.
Il faut joindre à la convocation :
- les comptes annuels (le bilan, le compte de résultat et les annexes),
- le rapport de gestion et le rapport spécial,
- le texte des projets de résolutions,
- le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes.
Dans les SAS, ce sont les statuts qui déterminent l’organe chargé de convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle. Cela peut être le Président ou le Conseil d’administration de la société. Cela dépend des statuts.
Les documents à joindre avec la lettre (ou e-mail si les statuts le prévoient) de convocation seront les mêmes que pour la SARL.
Le Président ou le Gérant de la société devra, en général, préparer les documents suivants :
- Le Rapport de gestion,
- Le Rapport spécial indiquant la liste des conventions conclues entre un associé et la Société (listes des conventions dites « règlementées »),
- Le Texte des résolutions,
- La ou les lettres de Convocation des associés / actionnaires à l’assemblée générale ordinaire,
- Avec la lettre de convocation un pouvoir de représentation / une procuration, à l’assemblée annuelle d’approbation des comptes,
- Le cas échéant une lettre de convocation des commissaires aux comptes à l’assemblée générale ordinaire,
- Une Feuille de présence des associés à l'assemblée (si l’assemblée se tient ‘en présentiel’ des associés),
- Le Procès-verbal de l’assemblée annuelle statuant sur les comptes de l’exercice,
- L’Extrait du Procès-verbal mentionnant la résolution/décision relative à l’affectation du résultat de l'exercice (à remettre au Greffe),
- Le cas échant, un formulaire de demande de confidentialité des comptes,
- Une Lettre d’accompagnement pour le dépôt des comptes au Greffe du Tribunal de commerce.
Notre cabinet d'avocats peut se charger de préparer ces documents pour l'approbation des comptes de la société selon un honoraire forfaitaire : consultez cette page.
S’il est nécessaire de préparer les documents précédemment indiqués, tous ne sont pas à remettre au Greffe du Tribunal de commerce.
Le Gérant, le Président de la société, ou son avocat, devra remettre au greffe du Tribunal de commerce les documents suivants :
Il faudra joindre à au dépôt des pièces au Tribunal de commerce, un règlement de :
- 45,80 euros TTC (ou entre 45 et 48 €, somme précise à vérifier auprès du greffe de la ville concernée) en cas de paiement par un chèque bancaire à établir à l’ordre du "Greffe du Tribunal de Commerce de XXX (Ville)" ou "GTC de XXX (Ville)".
- 46,65 euros TTC en cas de dépôt et paiement en ligne sur le site internet : www.infogreffe.fr
Ces différents documents de secrétariat juridique d'une société pour une approbation annuelle des comptes d'une société (agoa) peuvent se télécharger sous forme de modèles à compléter : www.reponsejuridique.fr
...ou être réalisés par votre avocat en droit des sociétés comme l'effectue régulièrement notre cabinet d’avocats.
Ces formalités d’approbation des comptes ne sont pas particulièrement complexes d’un point de vue juridique (en général pour des sociétés ‘simples’ sans prise de participation dans d'autres sociétés), cependant elles impliquent de préparer de nombreux documents et de ne pas faire d’erreur en les complétant.
A défaut le Greffe rejettera le dépôt des comptes de votre société.
Oui, les petites sociétés doivent déclarer leurs comptes.
Par contre, elles peuvent demander au greffe la confidentialité de leurs comptes (confidentialité pour les tiers à la société... pas pour le Greffe ni pour le Service des impôts...).
Depuis la Loi Macron de 2015, les petites entreprises, sous réserve de respecter certains seuils, ont le choix de présenter des comptes simplifiés ou abrégés, voire de conserver une confidentialité vis-à-vis de certaines données comptables.
Les entreprises concernées jusqu’ici par la confidentialité du dépôt des comptes sont les sociétés commerciales remplissant au moins deux des critères suivants :
- Un total du bilan inférieur à 350.000€,
- Un chiffre d’affaires inférieur à 700.000€,
- Moins de 10 salariés.
Attention, cette mesure ne concerne ni les holdings, ni les sociétés cotées en bourse, les sociétés membres de groupes, les sociétés de financement, de crédit ou d’assurance.
Certaines sociétés doivent également présenter des comptes consolidés. Il s’agit de sociétés exerçant des contrôles (directs ou indirects) sur d’autres organismes. Ces sociétés 'en groupe' doivent donc déposer leurs comptes agrégés, accompagnés d’un rapport de gestion du groupe et d’un autre de leur commissaire aux comptes.
L’absence de dépôt des comptes, du moins pour les petites et moyennes sociétés, est souvent un indicateur pour les concurrents ou pour le Greffe de la mauvaise santé financière de la société.
Au-delà de cette mauvaise image, la Société et son Président ou son Gérant qui ne dépose pas ses comptes peut surtout se voir condamner à des sanctions civiles et pénales.
En cas de non dépôt des comptes annuels et des documents connexes et à la demande de tout intéressé ou du Procureur ou encore, de sa propre initiative, le président du Tribunal de commerce, statuant par ordonnance de référé, peut enjoindre sous astreinte (c'est-à-dire avec ordre de payer au Trésor public une somme d'argent par jour de retard) au dirigeant de la société concernée de procéder, dans le mois suivant la notification de l'ordonnance, au dépôt des comptes au Registre du Commerce et des Sociétés.Le président du Tribunal de commerce peut, dans les mêmes conditions et à cette même fin, désigner un mandataire chargé d'effectuer ces formalités.En pratique, l'injonction est prononcée si la société n'a pas régularisé le dépôt des comptes dans le délai d'un mois à compter de la mise en demeure qui lui a été préalablement adressée par le greffier.En cas d'absence de réaction, le président du Tribunal de constate le non-dépôt des comptes annuels et des documents connexes et statue sur la liquidation de l'astreinte (la mise en paiement.Par ailleurs, toute personne qui y a intérêt (c'est-à-dire qui démontre avoir subi un préjudice) peut tenter d'agir en justice, dans le cadre d'une action au « fond », aux fins de mise en cause de la responsabilité de la société et/ou de son dirigeant (dans ce cas, par exemple, pour faute de gestion) et de leur condamnation à des dommages-intérêts.De plus, une injonction de dépôt des comptes restée infructueuse expose la société à une enquête du président du tribunal de commerce sur sa situation économique et financière.C'est ainsi que le président du tribunal peut, à cette fin, nonobstant l'objection éventuelle de tout secret professionnel, interroger le(s) commissaire(s) aux comptes, les membres et représentants du personnel, les administrations publiques, les organismes de sécurité et de prévoyance sociales ainsi que les services chargés de la centralisation des risques bancaires et des incidents de paiement.Au vu des résultats de ses investigations, le président du Tribunal, pris dans le cadre de sa mission notamment de détection et de prévention des difficultés des entreprises, peut décider, principalement :
- dans le cas où il estime que la société éprouve des difficultés de nature à compromettre la continuité de son exploitation, de mettre en œuvre une procédure d'alerte en convoquant le dirigeant aux fins d'envisager des mesures propres à redresser la situation de la société,
- dans le cas où la société est en cessation des paiements, d'ouvrir une procédure de liquidation judiciaire.
Le dirigeant (le Gérant ou le Président de la société) pourra enfin voir prononcé à son encontre, par le Tribunal, une faute de gestion.Dans les situations où le dirigeant a exécuté une faute avérée, les sanctions à son encontre sont multiples et dépendent des dossiers.Dans un premier temps, le juge peut demander au dirigeant de verser des dommages et intérêts à la personne morale ou physique qui a subi le préjudice.Une faute de gestion peut amener à une interdiction d’avoir le statut de dirigeant d’entreprise ou de société durant une durée maximale de 3 ans.Enfin, des cas spécifiques et plus rares font courir au dirigeant des sanctions pénales. Cela arrive lors de délits d’escroquerie, de contrefaçon, ou encore d’abus de biens sociaux.La notion de faute de gestion du dirigeant concerne plusieurs types d’infractions : du défaut de dépôt des comptes au manque de trésorerie pour régler la TVA, jusqu’à l’abus de bien social.
L’absence de dépôt des comptes annuels et des documents connexes au greffe est punie d'une amende de 1 500 euros, et de 3 000 euros en cas de récidive.Le délai de prescription de l'infraction pénale, autrement dit, le délai pour poursuivre la société et/ou son dirigeant devant le juge pénal, est d'un an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés au plus tard.
Conclusion : Il est vivement recommandé au Gérant ou au Président de la société de procéder à l’approbation des comptes dans les délais légaux et de déposer les comptes de la société auprès du Tribunal de commerce compétent.
Si l’expert-comptable est un professionnel du chiffre qui vous assiste en principe, au quotidien, dans la comptabilité de votre entreprise et pour l’établissement des comptes annuels de la société, l’Avocat est un professionnel du droit, connaissant parfaitement le droit des sociétés et le droit des affaires et pouvant vous orienter vers des stratégies d’optimisation de l’activité de votre société ou entreprise.
L’intérêt de recourir à un avocat pour l’approbation des comptes est qu’il pourra, avoir un œil extérieur et vous alerter en cas de difficulté juridique mais également pour le chef d’entreprise d’obtenir un conseil juridique d’un professionnel du droit.
La tenue de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes par les associés apparaît comme l’évènement incontournable régissant la vie de la société.
En effet, c’est à l’occasion de cette assemblée, dont la tenue doit intervenir dans les 6 mois de la clôture des comptes, que les comptes pourront être approuvés ou désapprouvés.
L’assemblée générale donne également lieu à l’affectation des résultats de la société (bénéfices ou pertes), une décision importante pouvant impacter la poursuite de l’activité.
Pour toutes ces raisons, il est particulièrement judicieux pour un Gérant ou un Président de société de profiter de cette obligation légale pour avoir un moment d’échanges stratégique entre associés et avec un Conseil juridique compétent.
Notre cabinet d’avocats propose des forfaits aux sociétés dans le cadre des formalités d’approbations des comptes de Société, à partir de 400 € HT / 480 € TTC.
Notre cabinet d’avocats prend en charge l’intégralité du processus d’approbation des comptes, éclaire les débats entre les associés pour toutes les problématiques en droit des affaires et en droit des sociétés et vous aide à prendre les bonnes décisions, au bon moment.
- Nous vous accompagnons dans la réalisation des formalités d’organisation de l’assemblée générale,
- Nous nous chargeons de l’envoi des convocations, de la mise à disposition des comptes annuels et du rapport de gestion, et le cas échéant du rapport du commissaire aux comptes,
- Nous pouvons participer en qualité d’avocat et de Conseil juridique à l’assemblée et organiser des débats,
- Nous nous occupons de rédiger le procès-verbal d’Assemblée Générale approuvant les comptes de la société,
- Nous déposons un dossier complet au Greffe du Tribunal de Commerce et de la tenue des registres obligatoires.
L’objectif est que le dirigeant, Gérant ou Président de SAS, se concentre sur ce qu’il sait faire le mieux, gérer la société pour lui permettre de dégager des profits ou des économies en se déchargeant des taches juridiques et administratives chronophages grâce à un avocat compétent en droit des sociétés.
Timo RAINIO
Date de l'article : 22 juin 2020.
Auteur : Timo RAINIO, Avocat.
Nos Avocats vous assistent et conseillent, ainsi que votre entreprise, dans le cadre de contentieux devant la Cour d'appel de LYON, le Tribunal judicaire, Le Tribunal de Commerce et le Conseil de Prud'hommes.
Les principaux domaines d'intervention du cabinet sont :
- le droit commercial,
- le droit du travail,
- le droit du numérique,
- et le droit civil.
Maître Timo RAINIO
Avocat
Date de l'article : 16 juin 2020
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